Tre fakturor i sekunden och marknadens högsta verifieringskvalitet

Scanclouds verifieringsteam har blomstrat sedan företagets start och har spelat en viktig roll i företagets framgångar. Tanya Persson, verifieringsschef, berättar om avdelningens arbete och dess betydelse för Scancloud. I mars skickade de 1,7 miljoner fakturor, vilket motsvarar tre fakturor per sekund. Trots denna enorma arbetsbelastning upprätthåller de en riktighet i leveransen på över 99,85% på fältnivå, vilket visar deras kompromisslösa kvalitet.

Avdelningens huvudsyfte är att möta kundernas krav genom att säkerställa noggrann och effektiv tolkning, verifiering och rättning av fakturor på alla olika språk och i olika format, inklusive pappersfakturor, PDF och andra skannade dokument. Avdelningen består av fem grupper baserade i Bulgariens huvudstad Sofia, där en lokal chef är på plats för att koordinera arbetet. Varje grupp leds av en gruppledare och har olika ansvarsområden beroende på fakturornas komplexitet och språk. I Sofia arbetar det mer än 130 personer samtidigt för att hantera fakturaflöden och verifiera riktigheten av den tolkade informationen i fakturorna. 

Foto: Tanya Persson

En viktig del av avdelningens arbete är att söka efter, hämta relevanta fält från fakturorna och säkerställa att det inte finns några fel. De anpassar sina processer för att passa alla olika kunders respektive behov, och arbetar med fakturor på olika språk. Om det behövs utför de även sekundär kontroll och referenskontroll för att säkerställa att all begärd information finns tillgänglig. Vidare skickas fakturorna till kunderna via systemet i kundens föredragna format. Utöver tolkning och verifiering av fakturor, är en av grupperna på avdelningen specialiserad på att bygga mallar och hantera nya leverantörer samt uppdatera ändringar hos befintliga leverantörer och radtolka fakturor.

– När Scancloud grundades var det bara jag som tolkade fakturor. Idag är vi mer än 130 personer, säger Tanya. 

En del av avdelningens arbete är att vidareutveckla den del som utför radtolkning av orderfakturor, där man inte bara läser basinformationen i fakturan, utan även samtliga delar i det rad-data som fakturan innehåller. Scancloud utför denna tjänst idag för hundratals kunder, men här ser vi ett stort uppdämt behov för kunder som vill effektivisera denna del, förklarar Tanya. Verifieringsgruppen strävar efter att lyssna på kunderna och marknadens behov, och fortsätta utvecklas för att automatisera processer. Målet är att övergå från pappers- och PDF-fakturor till e-faktura. 

Tanya ser olikheterna bland de anställda som en tillgång. Hon betonar vikten av att alla får tycka och tänka fritt för att känna sig delaktiga och bidra till eventuella förbättringar och säkrare leveranser till Scanclouds kunder. Avdelningen har uppnått framgångar och erkännanden för sitt arbete. Trots framgångarna står avdelningen inför utmaningar. Att hantera och leda ett stort antal anställda är en kontinuerlig utmaning för Tanya. Att behålla en god arbetsmiljö och upprätthålla gränsen mellan professionell och personlig relation är viktigt. Att bygga företagskultur och ge de anställda möjlighet att trivas, vara involverade och känna hög motivation är högt prioriterat. Scanclouds verifieringsteam är en viktig del av företaget, och deras arbete med att möta kunders krav och sträva efter innovation fortsätter att spela en central roll för företagets framgång.

Scancloud en del av Visma