Integritetspolicy

Innan vi går in på detaljer skulle vi vilja belysa tre viktiga punkter som detta dokument handlar om. Punkterna är viktiga för oss eftersom vi vet att de är viktiga för dig:

1. Vi vill tydliggöra ansvaret för att skydda dina rättigheter och din integritet.
2. Vi förklarar hur vi använder de personuppgifter du delar med oss, för att vi ska kunna erbjuda dig Scanclouds tjänster och ge dig bästa möjliga upplevelse av dem, hemsidan och när du är i kontakt med oss.
3. Dokumentet ska ge dig förståelse för vilka uppgifter vi samlar in och vad vi gör – respektive inte gör – med dem.

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Scancloud AB, 556677-1076, Ringvägen 2, 83134 Östersund, är programleverantör av webbaserade tjänster för bl.a. fakturahantering och orderhantering, som nedan kallas “Tjänsten”. Sacncloud är personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter i Tjänsten och har då ansvar för de organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder som finns beskrivet på Scanclouds hemsida under ”Detta bör du tänka på”. Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina uppgifter i Tjänsten är “Kunden” som är den registrerade organisationen hos Scancloud, vilket kan vara företag, myndigheter samt föreningar. Du som är användare och har egna inloggningsuppgifter till Tjänsten kallas nedan för “Användaren”. I Tjänsten finns rollen “Systemadministratör” som är företrädare för Kunden i Tjänsten med ansvar att använda information och ge instruktioner till Scancloud avseende behandlingen av data, inkl. personuppgifter i Tjänsten. Du som är samarbetspartner, leverantör eller återförsäljare av programmen kallas nedan “Affärspartner”. Kunder och Affärspartner har personer vars kontaktuppgifter finns registrerade hos Scancloud för att vi ska kunna kontakta er, de kallas nedan “Kontaktpersoner”.

Scancloud är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som du delar med oss när:

• du beställer Tjänsten
• du får inloggningsuppgifter och blir användare av Tjänsten
• du använder Scancloud Connect
• du ingår avtal med Scancloud och blir affärspartner
• du registreras som kontaktperson hos Scancloud för din organisation
• du anmäler dig till någon av våra utbildningar
• du har en fråga och/eller kontaktar oss
• du besöker vår hemsida och accepterar cookies

 

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Vilka personuppgifter som behandlas varierar beroende på vilken företagsform du har. Företagsuppgifter kan bli personuppgifter för Kund och affärspart som är en enskild firma eller elev som använder Scanclouds tjänst under sin utbildning. När du beställer Tjänsten samlar vi in kontaktuppgifter om dig som kontaktperson och företagsuppgifter om dig som kund. Alla användare har registrerade kontaktuppgifter, inloggningsuppgifter samt onlineidentifikationer hos oss för att kunna använda Tjänsten. Om ett avtal ingåtts med Scancxloud behandlar vi uppgifter om dig som affärsparter, som vid enskild firma blir personuppgifter, och kontaktuppgifter om dig som Kontaktperson. Vid anmälan till våra utbildningar behöver vi deltagarens kontaktuppgifter och företagsuppgifter, samt behandlas utbildningsuppgifter om kursen du gått. Har du en fråga eller kontaktar oss gällande något annat ärende kan mängden personuppgifter och vilka det är variera beroende på vilken kommunikationskanal som används. Kategorier av personuppgifter är oftast kontaktuppgifter, onlineidentifikationer, företagsuppgifter samt ärendet i sig som ostrukturerat material, vilket innehåller de personuppgifter du valt att dela med oss. En detaljerad lista över vilka personuppgifter som förekommer inom de olika kategorier, vid vilka tillfällen och vilken laglig grund behandlingen baseras på, kan du begära ut av oss. Information om vad cookies är och hur vi hanterar cookies finns beskrivet på vår sida Cookies hos Scancloud på hemsidan.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Scancloud samlar in dessa personuppgifter om dig som användare och kund för att kunna tillhandahålla Tjänsten, samt ge dig bästa möjliga upplevelse av både Tjänsten och vår hemsida. Det behövs för att vi ska kunna identifiera dig, administrera ditt konto, för statistiska ändamål och för direktmarknadsföring (vilket du kan avregistrera dig från). De personuppgifter som samlas in vid beställning behövs för att hantera ordern, fakturera och skicka inloggningsuppgifter till dig och kontakta dig. Alla användares personuppgifter behövs för att kunna ge dig tillgång till Tjänsten, för att du ska kunna använda Tjänsten, kunna skapa en behandlingshistorik åt dig som kund, kunna identifiera dig samt veta vilka användare och kunder som använder Tjänsten. Företagsuppgifter om dig som affärspart behövs för att fullgöra avtalet och kontaktuppgifter om dig som kontaktperson för att kunna kontakta dig. Företagsuppgifter, kontaktuppgifter behövs också, samt information om vilken kurs du är deltagare på behövs för att kunna tillhandahålla utbildningstjänster såsom hantera din anmälan och fakturera dig. Vi behandlar också uppgifterna för att skicka utvärdering och genomföra uppföljning. När du kontaktar oss via någon av Scanclouds kommunikationskanaler används informationen om dig för att kunna hantera ärendet, kunna kontakta dig, i utbildningssyfte och bidrar till att förbättra vår service genom att spara ärendet vid återkommande frågor från dig eller andra frågeställare med samma fråga. Besöker du Scanclouds hemsida samtycker du till cookies för  behandlingen av dina uppgifter.

Vilka delar vi personuppgifter med?

I användningen av vissa program eller funktioner i programmen kan vi komma att dela personuppgifter med leverantörer till Scancloud både inom och utanför EU/EES. En fullständig översikt avseende mottagare och platser för respektive behandling av personuppgifter i Tjänsten, finns tillgänglig på begäran från Scancloud.  Leverantörerna har motsvarande skyldigheter gällande behandlingen av personuppgifter som du som kund avtalat med oss och framgår av Personuppgiftsbiträdesavtalet. Vid administration av utbildning och när du kontaktar oss kan vi använda oss av underleverantörer, dessa underbiträden och deras plats för behandlingen framgår vid begäran av information. Dina uppgifter som kund kan komma att samköras med en tredje parts register för att samla in mer information om dig som kund. I det fall du som kund använder EDI-fakturor (elektroniska fakturor) i Tjänsten lämnas personuppgifter ut till Scanclouds underleverantör av tjänster avseende EDI-fakturor. Syftet med detta är att informera dina kunder och leverantörer om att du finns tillgänglig för att skicka och/eller ta emot EDI-fakturor. Vi kan behöva dela personuppgifterna med andra bolag inom koncernen för att vi ska kunna tillhandahålla Tjänsten och fullfölja våra åtaganden gentemot dig. Vi delar personuppgifter om användare och kunder mellan bolagen inom koncernen när du har ett ärende till oss, om informationen behövs för att kunna hjälpa dig. Väljer du att aktivera en integration till konto i Tjänsten kommer vi att dela de personuppgifter som den integratören kräver, vilket då sker på din begäran.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Scancloud sparar personuppgifter om dig som kund så länge det finns en kundrelation eller är nödvändigt för att uppnå de ändamål som beskrivs i denna policy. Vid avtalets upphörande kommer Scancloud radera alternativt anonymisera dina uppgifter inom en rimlig tid efter uppsägning, om inte annan svensk eller europeisk lag, domstol eller myndighet säger något annat. Dina uppgifter kan sparas baserat på intresseavvägning om det finns säkerhets- eller ekonomiska skäl. Hur länge dina personuppgifter som användare lagras hos oss varierar beroende på syftet till att de samlats in. Uppgifter i Tjänsten raderar systemadministratören, men vid de fall det inte finns en teknisk funktion för radering behöver din systemadministratör kontakta oss. Personuppgifter som behandlas för fakturering av utbildning sparas så länge det krävs som underlag till bokföringen. Efter avslutad utbildning sparas uppgifterna tills dess att uppföljning är genomförd. En ny uppföljningstid startar efter varje avslutad utbildningskurs. Uppgifter som samlas in när du kontaktar oss lagras så länge du är kund hos oss för att fullgöra vårt åtagande. Vid avslutad kundrelation kan vi lagra det baserat på intresseavvägning som bevismaterial ifall det skulle uppstå problem. Lagringen begränsas då till ett system och med kontrollerad behörighetsstyrning.

Vilka rättigheter har du?

Du som registrerad hos Scancloud har flera rättigheter som du bör känna till. Du har rätt att kostnadsfritt en gång per år, förutsatt att du har berättigade skäl, begära ett registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig. Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade. Du har rätten att bli glömd, men radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat, samt om det baseras på intresseavvägning. Skulle du tycka  att det inte finns berättigade skäl eller att intresseavvägningen är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen. Du har också rätt att dra in ett samtycke, lämna klagomål om behandlingen till Datainspektionen, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända direktmarknadsföring.

Om du vill veta mer

Har du frågor om denna policy och behandlingen av dina personuppgifter, vill radera eller ändra felaktiga uppgifter kan du kontakta oss genom de kontaktuppgifter som finns på Scanclouds hemsida.