Logga inSupport

Skicka Fakturor

Anslut företaget EN gång till Scancloud Connect – Skicka fakturor till alla era kunder oavsett format!

Med Scancloud Connect erbjuder vi en komplett tjänst för hantering av utgående fakturor. Utskrift, kuvertering och distribution av pappersfakturor via post, sändning av PDF-fakturor samt konvertering till samtliga på marknaden förekommande  fakturaformat. Det innebär ett fullt automatiserat flöde från ert affärssystem hela vägen till er kund. I det webbaserade verktyget bestämmer ni enkelt vilka av era kunder som ska ha PDF eller e-faktura, och i vilket format de vill ha  den. Dessutom kontrollerar systemet själv, genom våra samkörningsavtal med mottagare, om er kund kan ta emot er faktura som en e-faktura i något format. Om de kan det, och ni godkänner detta, kommer fakturan till er kund som de vill ha den i rätt e-fakturaformat nästa gång.

De kunder som inte kan ta emot fakturan elektroniskt får den istället som vanlig pappersfaktura. Fakturan skrivs då ut med er logotyp och ert utseende, kuverteras och lämnas till post för distribution. Allt fullt automatiserat vilket ger er en billig, snabb och säker tjänst. Hela tjänsten fungerar helt oberoende av vilket affärssystem ni har.

Tjänsteval.

Samtliga tjänster kan väljas var för sig, eller tillsammans. Högst kontroll och kostnadseffektivitetfår man om man kombinerar samtliga tjänster som passar för sitt behov:

  • Företag till företag
  • Företag till konsument
  • Företag till företag och konsument

Har ni både företag och konsument-kunder är det naturligtvis samtliga tjänster som gäller. Ni väljer själv vilka tjänster ni vill kombinera för att göra just ER process bättre.

Hur går det till ?

kundflöde

I Scancloud Connectt som är en sk. molntjänst tas samtliga fakturor emot. De separeras så att de fakturor som skall skickas som PDF, EDI eller XML skickas direkt. Vilka kunder som ska ha elektroniska  fakturor ställer ni enkelt in i det webbaserade verktyget ni får tillgång till. Övriga fakturor som inte har någon elektronisk mottagare kontrolleras aktivt genom vårt ”relationssystem”. Eftersom vi har sk. roaming eller samkörningsavtal med samtliga VAN-operatörer på marknaden kan vi därigenom se om din mottagare, via någon annan aktör kan ta emot dina fakturor elektroniskt i något format. Om vi hittar en sådan ”relation” kommer du att föreslås att övergå till det format kunden efterfrågar. Tills denna nya relation är uppsatt kan fakturorna kostnadseffektivt gå vidare via vår printtjänst, där vi Skriver ut, kuverterar och frankerar brevet.

Resultatet av denna tjänst är att om ni tillämpar printtjänsten via Scancloud Connect, kommer antalet brev att löpande minska allt eftersom era kunder kan ta emot i alternativa elektroniska format. Eftersom vi tar mindre betalt ju mer elektroniska fakturor ni skickar, kommer dessutom kostnaderna löpande att minska samt miljön blir lite gladare.

Printtjänst och Kuvertering

Även om e-fakturor blir mer och mer vanliga, så finns det många företag som fortfarande bara kan ta emot pappersfakturor. Detta är det format vi tillämpar endast när era mottagare inte kan ta emot fakturorna i något annat format. En egen separat hantering av pappersfakturor gör att dina faktureringsrutiner blir krångligare och dyrare när ni ändå tillämpar andra tjänstedelar i vårt utbud. Printtjänsten är en kuverteringstjänst som innebär att ni kan skicka alla fakturor på ett och samma sätt och vi kuverterar och postar varje faktura som vi inte kan skicka elektroniskt. Printtjänsten själv sänker direkt kostnaderna för din fakturering med 30-50%. Genom att du skickar alla fakturor till oss elektroniskt, så ser vi dessutom till att de automatiskt levereras på billigast möjliga sätt. Du väljer a-post eller ekonomibrev, Färgfaktura eller svart-vit.

Naturligtvis har dina fakturor er originallayout. Skulle er fakturalayout mot förmodan inte passa i våra kuvert hjälper vi dig med justeringar. Skulle ni behöva bifoga dokument till fakturan kan vi ”karantänställa” fakturan under en tid som ni själva bestämmer för att i vårt webbaserade verktyg addera bilagor, antingen till specifika fakturor, eller till delar eller samtliga av dem. Vi skriver ut fakturor med lokalt porto i alla Nordiska länder om era kunder finns utomlands. Den enda skillnaden mot att skicka själv är tiden ni sparar och priset som är lägre

PDF-faktura

När vi hanterar er PDF-faktura gör vi det antingen för att kunderna inte KAN ta emot riktig e-faktura, eller för att parterna kommit överens om att detta format skall användas.  Även i denna tjänst kan vår ”karantän” användas för att bifoga filer till fakturan efter att den skrivits ut. Ni får statistik över användandet och vi arkiverar din PDF faktura som får ett löpnummer hos oss.

 E-faktura. EDI/XML till företag

Vi hanterar samtliga på marknaden förekommande XML och EDI format. Vi växlar det format ni levererar till oss i vår fakturaväxel (VAN-Tjänst) och förmedlar dokumenten till era kunder i det format de föredrar.  Detta är möjligt utan att ni förändrar någonting i Er fakturaprocess eller infrastruktur. För att ni ska nå så många mottagare av e-faktura som möjligt har vi samkörningsavtal med andra operatörer. Vi jobbar dessutom för öppenhet i dessa nät så att det ska bli ännu lättare för våra kunder att hitta sina mottagare elektroniskt.

 E-faktur till internetbanken (Privatkunder)

Utgående faktura B2C är en komplett elektronisk fakturalösning för er som vill skicka fakturorna till era privatkunders internetbanker. Efaktura B2C är inte ett resurskrävande IT-projekt, utan bygger på en öppen standardteknologi  och levereras som en molntjänst.

  • fakturan distribueras snabbt och säkert till internetbanken
  • papper, kuvert och porto sparas, både ekonomiskt och miljövänligt
  • Alla detaljer som OCR-nummer, belopp och förfallodatum är redan ifyllt. Mottagaren får en enklare vardag.

De privatkunder som inte vill, eller kan ta emot fakturan i internetbanken får istället en Pappersfaktura via vår printtjänst.

 Samspel som lönar sig

Vi jobbar efter devisen ”Så lite papper som möjligt”.  I vår relationssökningsmotor sker dagligen 100-tals uppdateringar av sändare och mottagare som finner varandra i elektroniska fakturaformat. För att förtydliga det som tidigare nämnts, är att Om ni skickar en faktura till oss tittar vi först om den kan skickas som e-faktura. Kan den inte det kollar systemet om ni vill att den då går som en PDF-faktura (om det finns en mottagare) .  Hittar systemet ingenting av ovanstående format eller relation, kommer den att sändas som en  brevfaktura i det format och med det utseende ni föredrar. Nästa gång ni sänder en faktura kommer samma procedur att upprepas för att finna billigare, mer elektroniska vägar att skicka Just Er faktura på.